Die Vorsteuer entsteht durch die Systematik der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer). Grundsätzlich ist die Erbringung der meisten Leistungen umsatzsteuerpflichtig. Steuerpflichtig ist also jede Einnahme (der Umsatz), nicht nur der Gewinn, der sich aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ergibt. Das heißt, dass jeder, der eine Rechnung für seine Arbeit ausstellt, grundsätzlich 20 % des Rechnungsbetrags -unabhängig von seiner Einkommensteuer – zusätzlich zahlen muss. Dieser Betrag wird dem Rechnungsempfänger mitverrechnet. Es gibt einige Ausnahmen, etwa für Personen, die weniger als € 30.000 im Jahr verdienen. Hier spricht man von Umsatzsteuerbefreiung. Um jedoch den geschäftlichen Verkehr nicht zu stark zu verzerren, gibt es für Unternehmen die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs: Bei diesem kann sich der Unternehmer die bereits erbrachte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückerstatten lassen. Dieser Vorsteuerabzug ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich: So muss das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig sein – Unternehmen mit einem kleinen Umsatz sind das nicht notwendigerweise, müssen dann keine Umsatzsteuer verrechnen, können allerdings im Gegenzug auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.